Чому бізнес не зростає? Частина № 2. План дій по виводу з кризи бізнесу, який не зростає.

5/5 - (1 vote)

Ти кожного дня задаєш собі питання “Чому мій бізнес не зростає?!?!?”. Внутрішній голос відповідає звичним шаблоном: “Кадри. Постачальники. Маркетинг. Касові розриви. Конкуренти. Війна.” І що це тобі дало? Якщо ти читаєш ці рядки, то небагато. Який вихід? Тут у мене для тебе дві новини:

Погана новина – швидко проблема відсутності зростання бізнесу не вирішується.
Гарна новина – більше поганих новин не буде, бо в мене є перевірений практикою план по виводу компанії з кризи.

Подолання кризи зростання бізнесу – це довготривала, безперервна, кропітка, системна робота по плану. Вивід бізнесу з кризи – це не спринт на пару тижнів чи місяців, це марафон на роки. Тобто не існує чарівної кнопки, яку обіцяють “експерти” з усіх прасок.

Ця стаття – база для подальшого руху на шляху побудови зростаючого бізнесу. Не розумієш бази, майже не реально побудувати розуміння всієї системи, яка побудована на цій базі. Ось верхньорівневий покроковий план, як почати вивід бізнесу з кризи:

“Забудь” за питання “Чому бізнес не зростає?”. Зараз це пуста витрата часу. Зконцентруйся на інших питаннях.
Знайди “Обраного”. Надійна людина, хто очолить трансформацію бізнесу.
Проведи аудит поточного стану бізнесу. Який ресурс маєш? Якої він якості?
Встановити пріоритети. Пріоритети важливості вирішення найбільших проблем, які заважають бізнесу зростати.
Почни збирати команду ключових співробітників, які будуть будувати систему та піклуватися про неї. Одна людина трансформацію бізнесу не подужає – потрібна команда.
Розроби план побудови системного бізнесу з датами, відповідальними особами та бюджетом.
Що далі?

Нижче в цій статті стисло описано, в чому полягає суть кожного кроку, та що є маркером того, що крок дійсно було зроблено. Детальний опис всіх складових кожного з кроків, описано на сторінках цього ресурсу та на Youtube каналі.

Завдяки своєму досвіду керування різними бізнесами з 2001 року, я глибоко та предметно занурююсь в проблеми кожного кроку, розкладаю проблеми на зрозумілі складові, звертаю увагу на дійсно важливі, але, іноді, неочевидні проблемні моменти.

Крок №1. “Забудь” за питання “Чому бізнес не зростає”.

Припустимо, ти вирішив вивчити іноземну мову. Ти ж не задаєш собі питання “Чому я досі не розмовляю іноземною?” після просмотру пари відеороликів а-ля “Як почати говорити іноземною за 60 секунд?”. Ти розумієш, що це складний процес, який розтягнуто у часі та складається з купи напрямків: читання, слухання, розмовляння, граматики та багато іншого.

Так, ти в голові тримаєш питання “Коли я почну нормально спілкуватися іноземною”, але в тебе десь в голові вимальовується вже план дій, що ти маєш робити, для того, щоб заговорити іноземною. І тоді питання “Чому я досі не розмовляю іноземною?” перероджується в мету “Вільно розмовляти іноземною мовою”. І тоді зʼявляються інші питання по типу: “Який спосіб навчання вибрати?”, “Як вимірювати прогрес навчання?”, “Де взяти репетитора?” Під час пошуку відповіді на конкретне питання ти концентруєшся саме на цьому питанні, намагаєшся знайти найкращі підходи для себе.

А тепер повернемося до питання “Чому бізнес не зростає?”. Бізнес не зростає, тому що складові твого бізнесу занадто слабкі, щоб рости. Коли я кажу про “складові бізнесу”, то я маю на увазі: бізнес-процеси, людей, підрозділи, клієнтів, товари та інші ресурси компанії. Щоб зробити складові бізнесу достатньо сильними для зростання, то в них треба наполегливо та системно вкладати знання, технології, емоції, гроші та багато часу.

Якщо критично та обʼєктивно глянути на бізнес, то видно, що кадри – слабкі, ланцюги поставок – ненадійні, постачальники – не “прожаті” на знижки. Ці недопрацювання перетворюють твій бізнес на такий, що постійно гасить “пожежі”, які сам і розпалює. Результат – ресурси бізнесу виснажено, сил та часу на зростання немає.

Якщо стисло. Слабкі процеси роблять бізнес слабким, який в кращому випадку помирає швидко, в гіршому – мучиться роками та все одно потім помирає.

В рамках Кроку №1 рекомендую прочитати статтю Чому бізнес не зростає? Частина № 1. Введення (база)

Мета Кроку №1 – зрозуміти та остаточно прийняти для себе той факт, що саме твої попередні дії, як керівника, привели бізнес в той стан, як він зараз виглядає – відверто слабий та не спроможній до зростання, щоб ти не робив.

Як зрозуміти, що Крок №1 дійсно зроблено? Маркер того, що Крок №1 зроблено – ти зрозумів та прийняв той факт, що нічого не дає постійне питання “Чому мій бізнес не зростає”. Замість цього ти сконцентрувався на конкретних складових бізнесу та робиш їх ефективнішими.

Крок №1 – це ментальний крок. Тільки на наступних етапах стане зрозуміло, чи дійсно ти зробив Крок №1. Переходь до наступного кроку після короткої рефлексії.

Крок №2. Знайди “Обраного”.

Людина, яка буде відповідальна за вивід бізнесу з кризи, може бути: власник, генеральний директор чи операційний директор. Все залежить від компетенцій та досвіду відповідальної особи. Все що треба цій людині, крім фахових компетенцій, – відповідні права на зміни в компанії та повноцінна підтримка керівництва. Також нормальним є залучення зовнішніх фахівців з підтвердженим досвідом в доменній сфері, звісно, якщо у бізнесу є гроші на це.

Не завжди власник бізнесу має достатньо компетенцій, щоб провести аудит бізнесу, побудувати план виводу компанії з кризи та потім впровадити цей план в життя. Може виявитися так, що операційний чи генеральний директор має більше досвіду чи компетенцій, ніж власник, щоб вивести бізнес з кризи. В такому стані речей немає нічого поганого – це життя. У когось є досвід, у когось – гроші та бізнес. В будь якому випадку дуже важливо, щоб власник був готовий довіритися “Обраному” – в першу чергу емоційно довіряв, і, звісно, міг спати спокійно, маючи якісь маркери того, що “Обраний” рухається до вирішення проблеми, а не робить якусь відверту шкоду бізнесу.

Звертаю твою увагу, що, навіть, якщо бізнес заплатить гроші зовнішній аудиторській компанії, яка обіцяє вивести з кризи бізнес, то все одно має бути людина, яка буде в постійному контакті з зовнішніми аудиторами. Щоб не розповідали зовнішні аудитори, все одне по факту, аудиторами буде використано шаблонний підхід з певною адаптацією, який зможе виявити тільки базові проблеми, про які ти і так знаєш.

Після того, як зовнішні консультанти закінчать свою роботу, або зменшать увагу до проєкту, вважаючи, що все налагоджено, все одно пересічний співробітник буде намагатися “зрізати кути” в роботі, лінуватися робити все правильно, і, навіть, обдурювати систему, щоб виконати KPI. “Обраний” має оберігати систему від всіх цих намагань, а також постійно адаптувати систему під поточні реалії – починаючи від впровадження ШІ та закінчуючи адаптацією під зміни в законодавстві.

Мета Кроку №2 – знайти “Обраного”. Зробити все, щоб людина, яка обрана, сконцентрувалася на аудиті та створенні плану, перевір, що в неї достатньо компетенцій (досвіду), прав з прийняття управлінських рішень (може звільняти будь-кого, може міняти будь-які бізнес-процеси) та часу (ніхто не підкидає операційних задач, навіть, власник). Якщо власник – це і є відповідальна людина – це ідеальна стартова позиція для виходу з кризи.

Вимоги до компетенцій та профайл “Обраного” буде описано окремо через велику кількість інформацію по цій темі.

Крок №3. Проведи аудит поточного стану бізнесу.

Памʼятаєш, на Кроці №1 я писав, що трохи пізніше стане зрозуміло, чи дійсно ти зробив Крок №1? Або ти продовжуєш концентруватися на абстрактних речах, замість того, щоб розглядати конкретні проблеми та докопуватись до суті проблеми. По результатах проходження цього етапу стане все зрозуміло.

Якщо ти не можеш знайти “Обраного”, то це не привід не робити Крок №3 – криза сама себе не поборе. Тому “Обраним” будеш ти.

Для проведення аудиту є два шляхи:

Провести аудит власними силами.
- Плюси:
  - Умовно безкоштовно.
  - Швидше, ніж зовнішні аудитори, але не швидко-швидко.
  - Глибоке знання контексту компанії дозволить більш точно зʼясувати дійсні першопричини проблем.
- Мінуси:
  - Якість аудиту буде низькою через: а) замиленість ока; б) відсутність досвіду з проведення аудиту, в) відсутність фахових компетенцій.
Провести аудит зовнішніми аудиторами.
- Плюси:
  - Висока вірогідність знайти критичні та/або класичні помилки бізнесу. Навіть, якщо фахові компетенції аудиторів “кульгають”, аудитори будуть працювати по класичним шаблонам, які перевірені десятиріччями – помилитися під час користування цими шаблонами дуже важко.
  - Критичний погляд зі сторони на будь-яку, навіть, дрібну проблему тобі буде гарантовано на 200% (сподіваюсь. ти розумієш, чому).
- Мінуси:
  - Треба платити реальні кошти. Наприклад, аудит відділу продажів на штат в 10 осіб коштує від $3000.
  - Відносно дового. Займає 1-3 місяці в залежності від розмірів компанії, підходів аудиторів, масштабів проблем бізнесу.
  - Багато інфоциган, які прочитали пару книг-бестселерів, на базі них зробили якийсь свій “унікальний” підхід виводу бізнесу з кризи, та потім в шаблонному звіті міняють назву компанії та показники. Тому пара порад з пошуку аудиторів-консультантів:
    1. Шукай аудиторів з реальними відгуками замовників з твоєї ніші, запитай приклади звітів. NDA – то святе, тому хай анонімізують цей звіт та дані, тебе має цікавити глибина дослідження та якість подачі.
    2. Запроси профайли кожного з аудиторів-виконавців – важливо, щоб в них був відповідний досвід. Поспілкуйся з виконавцями в форматі співбесіди прийому на роботу. Зустрічаються приклади, коли у аудиторів класний продавець та маркетинг, а у виконавцях будуть фахівці, яких “понабирали за обʼявами”.

Проведення аудиту – це велика тема, яка виходить за рамки цієї статті. Тому тут напишу базу – детально шукай на сторінках цього сайту та Youtube каналі.

Не пригадую жодного випадку, щоб одна аудиторська компанія проводила комплексний аудит по всіх напрямках: продажі, логістика, маркетинг, фінанси, персонал, безпека, IT. Зазвичай кожний напрямок робить окрема компанія, яка є фаховую в певній доменній області. Тому рекомендую наступне:

Програма мінімум – аудит відділу продажів та персоналу цього підрозділу
Оптимальна програма – аудит відділу продажів, маркетингу, фінансового та бухгалтерського обліку.

Цей крок можна робити без “Обраного”, якщо той, хто буде шукати аудиторів, обʼєктивно має достатньо компетенцій, щоб вибрати якісного підрядника. Шукати можна по відгукам колег, або просто через пошук в Google чи соціальні мережі. Пошук обовʼязковий, бо таким чином ти:

Дізнаєшся вартість послуг з аудиту.
Під час підготовки комерційної пропозиції деякі аудитори дають бриф до заповнення. Інколи в брифах будуть класні питання, які можуть заставити тебе дуже сильно замислитися як про стан своєї компанії, так, і чому ти не маєш відповіді на таке просте і в той самий час важливе питання.

Мета Кроку №3 – провести аудит. Аудит дозволить тобі отримати зведену інформацію про твої ресурси та їх стан. На основі документу з результатами аудиту робиться дорожня мапа виводу компанії з кризи, розставляються пріоритети виконання задач, оцінка необхідності в залученні зовнішніх фахівців.

Багато з того, що я перерахую, як складові звіту з аудиту, ви не отримаєте через те, що у вас в компанії просто відсутня система збору відповідних даних, або за якість збору даних ніхто не слідкує, тому дані будуть виглядати такими, що їм неможливо довіряти.

На випадок, якщо в звіті з аудиту числові дані частково відсутні, то звертаємо уваги на скарги та пропозиції співробітників – це буде єдиним джерелом для наступних кроків, замість того, щоб бути другорядним джерелом даних.

Зміст бази звітів з аудиту в залежності від напрямку.

Персонал. Аудит дає наступне розуміння:
- Рівень фаховості персоналу.
- Рівень задоволеності та лояльності персоналу до своєї роботи.
- Токсичні співробітники та, навпаки, співробітники з високим потенціалом.
- Перелік скарг та пропозицій від персонала по своїй роботі.
Продажі.
- Якість скриптів (якщо такі є).
- Рівень професійних навичок з продажів та знання продукту. Починаючи від рівня емпатії продавців і закінчуючи клієнтоорієнтовністю та дисципліною на робочих місцях.
- Якість існуючих процесів по роботі з вхідним трафіком клієнтів.
Фінанси.
- Перевірка коректності ведення управлінського обліку та підтвердження звітності PL, CF та балансу.
- Перевірка коректності ведення бухгалтерського обліку та обліку кадрів.
Склад.
- Проведення інвентаризації з відповідною звітністю про втрати, надлишки, пересорти, оборотність складу.
Маркетинг.
- Якість каналів залучення клієнтів (CAC, CPO, CPA, CTR, CR, ROAS, ROI).
- Якість налаштування особистих кабінетів в Meta, Google та інших ресурсах, де ви ведете рекламну діяльність, в розрізі коректності збору аналітики та налаштувань таргетингу та інших особлиовстей в залежності від інструменту.
- Якість UI/UX сайту, якщо сайт існує.
Конкурентне середовище. Жодного разу не бачив, але було б добре мати інформацію у вигляді списку конкурентів зі стислим описом їх конкурентних переваг та оцінкою долі ринку в грошах чи трафіку. Ще краще, якщо отримати SWOT-аналіз по бізнесу.
Рекомендації. Тут все по класиці – рекомендують не робити те, що робити не треба, та почати робити те, що робити треба.

Крок №4. Встанови пріоритети важливості вирішення найбільших проблем, які заважають бізнесу зростати.

Навчитися пріоритезувати задачі – це потужна навичка керівника. Для того, щоб ефективно працювала ця навичка, то особа, яка займається пріоритезацією, має керуватися певним мірилом важливості. В бізнесі таким мірилом є мета (тактична або стратегічна).

Багато разів ти стикався з вимогами до бізнесу – сформулювати Мету, або, ще “гірше” – Місію бізнесу. Цей час настав – без мети неможливо розставляти пріоритети.

Знаю, що складно зробити те, що ніколи не робив, ще складніше щось зробити, коли не розумієш, навіщо це робити. За часом, коли ти навчишся формулювати тактичні цілі, тоді ти зможеш сформулювати мету існування всього бізнесу.

Якщо ти читаєш ці рядки, але ніколи до цього ніколи не формулював мету бізнесу, то припустимо, що ти хочеш отримувати більше чистого прибутку від бізнесу. Згодом ти зрозумієш, що “можна інші бажання замовляти”, бо прибуток – це “побічний” продукт системи, а не її ціль на певних етапі. Але, як орієнтир – це нормальний підхід.

Також давай для початку спростимо підхід для досягнення Мети до класичного “Щоб корова більше давала молока та менше їла, то її треба більше доїти та менше годувати”. Інакше кажучи, ми маємо підвищити ефективність бізнесу – оптимізувати бізнес-процеси, які повʼязані з витратами, та підвищити продуктивність бізнес-процесів, які повʼязані з отриманням доходу.

Існує простий підхід (фреймворк) для пріоритезації задач або варіації цього підходу. Скористайтеся пошуком по наступним фразам “Матриця Ейзенхауера” або “Impact-Effort Matrix” або “Матриця Вплив-Зусилля” або “Матриця Наслідки-Складність“.

Я використовую цей підхід в наступній парадигмі.

Для досягнення мети ти використовуєш ресурси, які зводяться до трьох ключових: час, гроші, люди. Ці ресурси обмежені, а, дуже часто, їх просто не вистачає. Саме через обмеженість ресурсів відбувається боротьба за них під час пріоритезації: якщо ти купиш товар, то не буде грошей на рекламу чи зарплату; якщо людина робить одну справу, то вона одночасно не може робити іншу справу.
В залежності від складності обʼємності задачі ми витрачаємо відповідну кількість ресурсів. Наприклад, запакувати посилку – швидко та дешево, автоматизувати роботу всього складу – довго та дорого.
Далеко не завжди складність виконання задачі відповідає “розмірам” результату, який дає виконання цієї задачі. Наприклад, дуже легко додати номер телефону у відділ продажів, щоб клієнти перестали скаржитися на неможливість дозвонитися до продавців, а компанія отримала додаткові замовлення. Або дуже складно забезпечити 100% випадків, щоб продавці піднімали трубку після 2 гудка, бо для людей нормально чекати 3-5 гудків, і швидкість реакції оцінять одиниці клієнтів.
Створюємо список задач, які треба пріоритезувати. Рівень задач не має значенням – задачі компанії, чи задачі співробітника. Підхід пріоритезації однаковий.
Всі задачі оцінюються числовими значеннями по двум шкалам. Приклад розмірності диапазонів:
- Шкала Впливу (Наслідків):
  - 1 бал – “дуже важливо”;
  - 2 бали – “як тільки закінчимо все важливе, то сразу треба зробити”;
  - 3 бали– “можна трохи почекати з виконанням”;
  - 4 бали – “треба зробити, коли буде більше вільного часу”;
  - 5 балів– це “можна зробити, якщо більше немає чим зайнятися”.
- Шкала Зусиль (Складності):
  - 1 бал – “дуже легко – ось, прямо зараз зроблю”;
  - 2 бали – “за день-два впораюся”;
  - 3 бали– “за пару тижнів впораємося”;
  - 4 бали – “3-4 тижні будемо робити з колегами”;
  - 5 балів– “треба все добре спланувати, підготуватися та залучити купу людей”.
Шкали з одного боку субʼєктивні, а з іншого боку дозволяють достатньо раціонально оцінити, в якому порядку треба виконувати задачі (вирішувати проблеми). У більш складних/важливих випадках рахується економічний ефект, інвестиції, час на повернення інвестицій. В повсякденній роботі або для попередньої грубої оцінки двох шкал буде достатньо.
Підходи до пріоритезації задач:
- Табличний підхід. Робиться таблиця, та сортується по двох стовпчиках: “Пріоритет”, а потім “Складність”. Таким чином нагорі опиняються найпріоритетніші та найлегші задачі.
- Графічний підхід. На базі таблиці з табличного підходу наносятся точки на графік, де по вісі X – “Пріоритет”, по вісі Y – “Складність”. Для визначення пріоритету виконання задач починаємо “рухати” по діагоналі вгору та праворуч умовну пряму, яка нахилена під кутом 45* в лівий бік від вісі Y та проходить через точку {0;0}. Перша точка, якою торкається пряма, і є задача з найвищим пріоритетом.
У разі, якщо дві та більше задач мають однакові Вплив-Складність, то існує два підходи для вирішення пріоритетності виконання:
- Легкий. Колегіально перераховуються значення величин Вплив-Складність. Наприклад, опитують більше коло співробітників, кого торкнуться наслідки задач. Якщо колег нема, тоді самостійно більш критично передивитися оцінки Вплив-Складність, таким чином, щоб виправити колізію значень.
- Складний. Зробити економічні розрахунки витрати ресурсів на реалізацію та економічний ефект від виконання задачі.

Крок №5. Почни збирати команду ключових співробітників, які будуть будувати систему та піклуватися про неї.

Одноосібно побудувати системний бізнес неможливо тому що:

Одна люди не може бути висококласним спеціалістом абсолютно у всіх напрямках. Так, одна людина може розуміти базову інформацію про доменну область, але бути саме експертом у всіх доменних областях неможливо.
Одна людина фізично не може одночасно повноцінно керувати всіми напрямками свого бізнесу. Тому що кожен напрямок має свій темп, а також дуже часто складові частини однієї задачі виконуються одночасно.

Так, потрібен лідер/керівник, який буде дерергувати всіми підрозділами та задавати: напрямок руху бізнесу, пріоритети виконання задач, темп руху, вже не кажучи про цілі, місію та стратегію бізнесу. Але, рано чи пізно, кожний окремий департамент компанії має очолити окремий лідер – професіонал в своїй зоні відповідальності та з авторитетом у підлеглих.

Як показує практика, то при формуванні команди критично важливо, щоб ключові співробітники співпадали по людським та бізнес цінностями з цінностями керівника компанії. Ментальна цілісність команди – це база, на якій будується сильна команда.

Звісно, важливі професійні навички співробітника, але, якщо є геніальний ключовий співробітник, але він токсичен для інших колег, то такого співробітника краще звільнити при першій можливості, бо токсичность буде заважати працювати іншим та формувати команду керівнику.

Про вимоги до членів команди та особливості формування команди буде окрема стаття, тому що інформація про це виходить за рамки теми цієї статті. На даному етапі все, що ви маєте зрозуміти: для зростання потрібна команда однодумців, які є фахівцями в своєму домені, а також ментально сумісні між усіма членами команди.

Крок №6. Розроби план побудови системного бізнесу.

Я майже впевнений, що щось таке ти вже робив або уявляв, що саме так треба робити… Але під час виконання кроків ти стикаєшся з тим, що все, що ти зробив, просипається, як пісок крізь пальці. А саме в тебе немає повноціних результатів по кожному або окремими крокам, які дозволять тобі побудувати план, по якому команда буде рухати бізнес до зростання:

Обраного немає, бо ти вагаєшся щодо існуючого кандидати, або кандидата взагалі немає.
Список проблем занадто великий, або він застарів на наступний день після аудити, або, взагалі, неможливо якісно формалізувати проблеми.
Неможливо кількісно оцінити проблеми та пріоритезувати їх.
В команді є тільки ви, а, у кращому випадку ще одна людина, але це не точно.

Вітаю! В такому стані опиняються майже всі бізнеси, коли розуміють, що подальше зростання бізнесу неможливо без фундаментальних змін в компанії по всіх напрямках. І неважливо, чи прийшли ви до цього стану в результаті рефлексії, чи вас до цього стану підвів аудит. Результат один – підтверджено факт, що поточний бізнес абсолютно не готовий до зростання, тому що обовʼязково чогось не буде вистачати для складання плану:

грошей;
кваліфікованих співробітників;
Обраного;
підтвердженої прибуткової бізнес-моделі для масштабування;
структурованих бізнес-процесів;
…

Список можна продовжувати довго. Головне, що ви маєте зрозуміти, що проблема не вирішується відвідуванням тренінгів чи перегляду навчальних відео а-ля “Як вийти з операционки за 2-3 тижні”. Тому що кожен бізнес буде в чомусь унікальний. Так, шаблонний підхід та академічний підхід можуть дати певні позитивні результати вже на наступний день/тиждень/місяць.

Але час на побудову системної компанії вимірюється роками, а також в систему вбудовуються механізми, які дозволять вберегти вже побудовану систему від занепаду, та зробити так, що система продовжить самостійно розвиватися та підлаштовуватися під поточні виклики ринку.

Ще раз. Неважливо яким шляхом ви пройдете кроки, що перераховані в цій статті:

особиста рефлексія;
консалтингової агенція з побудови відділу продажів;
ментор;
…

Проходження всіх кроків мають вас привести до розуміння та прийняття того, що в бізнесі все погано настільки, що ви не розумієте, як побудувати дорожню мапу по виводу бізнесу з поточного тупикового стану.

Єдиний відомий мені вихід з тупіка – повна перебудова структури існування бізнесу. А це передбачає великий обʼєм час, грошей та витрачених сил та нервів на побудову бізнесу, що зростає.

Перефразую. На зараз у вас немає відповіді на питання, що робити, щоб вивести бізнес з кризи, але є тільки питання часу та вашої впертості, щоб вивести бізнес з кризи.

Що далі?

По великому рахунку ця стаття є початку великого циклу статей щодо побудови системного бізнесу. За допомогою тегу Вивід компанії з кризи можна буде ознайомитися з матеріалами, які на власному досвіді допомогли мені вивести бізнеси на зростання, або, навпаки, зрозуміти, що краще бізнес закрити.